Na tela, na mão, pertinho, do lado, tudo que é preciso para fazer um orçamento bem feito.

Tela de cálculo do admG

Cadastre um ou mais clientes, cadastre a matéria prima a ser usada. Você está pronto para fazer seu primeiro orçamento no admG.

Nessa tela ao alterar algum número, como por exemplo de 2 para 4 montagens, os cálculos serão refeitos imediatamente. Dessa forma você vai “trabalhando” o seu orçamento, testando as melhores opções de produção e achando os melhores resultados financeiros tanto para você como para seu cliente.

Tela de cálculo do admG

Percorra todos os campos com a tecla "tab", além de preencher os campos em uma ordem lógica, você irá fazendo um check-list, não deixando que nenhum custo escape no seu cálculo.

Seleção do Cliente e identificação do serviço Identificação do serviço

Após selecionar um cliente cadastrado, preencha os campos de identificação e especificações do serviço. Esses campos não serão utilizados pelo sistema de cálculo, mas serão importantes na emissão do orçamento a ser enviado ao cliente, na emissão de OSs, etc.

DICA: Os campos acima são os únicos que aceitam números e letras. Nos demais campos da planilha devem ser usados somente números.

Seleção do Cliente

Janela de cadastramento, busca e edição de clientes. Acessada pelo link Clientes

Cadastramento e cálculo de matéria-prima Cálculo de matéria-prima

No exemplo acima há 3 papéis diferentes, cada um lançado em uma linha. Pode-se usar até 4 papéis diferentes por serviço além de carbono, capas e chapas. Na segunda coluna selecione o papel correspondente cadastrado previamente e o preço será lançado automaticamente.

A data junto ao código da matéria prima se refere á ultima atualização de preço.

DICA: há serviços que precisam de mais de um orçamento para serem finalizados, como revistas, livros.

Obs. Um serviço pode ter vários tipos de papel. As folhas devem ter todas o mesmo tamanho. Você não pode misturar 66x96, 89x126, 66x50, envelopes em um mesmo orçamento.

Cadastro de matéria-prima

Telas de cadastramento e atualização de matéria prima acessadas pelo link Cadastrar/Editar Matéria Prima.

Cálculo de mão de obra Cálculo de mão de obra

O Cálculo de mão de obra de IMPRESSÃO e de ACABAMENTO utiliza o índice “Impressão/Acab $”. Esse índice é multiplicado pelos milheiros de impressões a serem produzidos e acabados. Esse índice é trabalhado pelo programa para mais em pequenas tiragens e para menos em grandes tiragens.

O ACABAMENTO: utiliza o mesmo valor “Impressão/Acab $” multiplicado pelos índices de acabamento. Índice que se inicia em 1 para serviços sem acabamento e vai até 2,3 para serviços com corte e vinco e colagem especial como envelopes montados. Esses índices de acabamento são meras sugestões, pode-se digitar diretamente no campo “Índice acabamento” o valor que achar mais adequado.

ARTE, ACERTO/ENTRADA: Utilize valores de arte compatíveis com a dificuldade do serviço e valores de cada acerto de máquina de acordo com seus custos.

QUEBRA DE PAPEL: Porcentagem de matéria prima a ser utilizada para acerto de impressão e/ou acabamento. Aparentemente esse índice não deveria fazer parte deste grupo. Talvez. Achamos que quanto menor as perdas, melhor esses índices podem ser trabalhados.

Índices

Tela de calibração de índices a serem utilizados na produção de orçamentos. Lembramos que os novos valores só valem para os novos orçamentos. Para os orçamentos antigos que serão reorçados tomar cuidado, fazer atualização não só da matéria prima, mas também dos índices de produção.

DICA: Você pode usar os valores sugeridos se forem compatíveis com seus custos. Eles podem e devem ser alterados para mais ou para menos de acordo com sua concorrência, com seus custos fixos e variáveis. Claro que podem ser trabalhados também a cada orçamento.

OBS. Para não complicar a vida de milhares de gráficas, não usamos o conceito de hora máquina, margem de contribuição e outros conceitos administrativos difíceis de entender e implementar pela maioria dos pequenos empresários gráficos. Utilizamos milheiros de impressões.

O grande diferencial do admG é a “desmontagem” dos vários custos orçados em nossos relatórios para serem comparados com o realizado pelo Caixa. Essas rubricas são: Mão de Obra, Matéria Prima, Vendas, Impostos, Terceiros, Administração e Lucro. Fazemos a comparação direta ORÇADO X REALIZADO, as eventuais diferenças para mais ou para menos devem ser corrigidas através dos índices ou corte de despesas.

Outros custos Outros custos
  • FOTOLITO: Lançar o custo de fotolito.
  • FACA, OUTROS, ETC.: Lançar soma de custos de faca e/ou arte de terceiros.
  • Qualquer custo que independa de tiragem.
  • FRETE: Custos de frete para cliente quando houver.
  • COMISSÃO DE VENDAS %: Porcentagem da comissão do vendedor quando houver.
  • IMPOSTOS %: Porcentagem dos impostos que incidem no serviço.
  • PRAZO PG: Prazo de pagamento em dias.
Terceiros Terceiros

Valor dos serviços contratados a terceiros como plastificação, corte e vinco, verniz, espiral, ilhós, baguetes, impressão terceirizada, etc. Custos que normalmente variam com a tiragem.

Cálculos Cálculos
  • QUANT. 1: Quantidade de unidades a ser calculado.
  • $ FINAL: Preço final a ser fornecido ao cliente.
  • $ CÁLCULO: Preço final calculado.
  • $ MP: Cálculo da matéria prima.
  • $ MO: Cálculo da mão-de-obra.
  • $ LÍQUIDO: Cálculo do valor líquido, sem imposto, sem comissão de vendas e sem juros de prazo de pagamento.
  • 0/00 IMP: Milheiros de impressões consideradas no cálculo.
Lucro Lucro

Lucro % - Campo Azul: Lucro em porcentagem que resultou no $ CÁCULO.

Lucro % - Campo branco: Lucro calculado à partir do campo R$ FINAL. Se a diferença for maior de que 1% o valor aparecerá em vermelho.

DICA: Em uma negociação onde o cliente pede um determinado desconto, o admG ajuda você a tomar a melhor decisão. Se todos os custos estão lançados corretamente a única margem de negociação é a redução ou aumento do lucro em cada serviço. É aqui que você pode saber se vai trabalhar com prejuízo ou não, e aí sim se vale a pena “ganhar” ou não o serviço.

Obs. Ao aprovar o orçamento os dois valores devem estar o mais igual possível.

Outros cálculos Outros cálculos
  • JOGOS/UNID.: Quantas unidades tem o jogo. 50x?, 25x?, 1x?. Os jogos são definidos nesse campo, as vias na matéria prima.
  • FORMATO: Aqui entra o formato do impresso do cliente.
  • MONTAGENS: Quantas montagens pretendo imprimir de uma vez. Isso tem a ver com a quantidade de impressões a serem calculadas. A impressão de um serviço de 1000 folhetos formato 8 impresso em formato 8 vai dar mais impressões do que imprimir 2 formatos 8 em um formato 4, influindo diretamente nos custos de mão de obra.
  • ACERTOS: Quantos acertos serão feitos no serviço. Um serviço 4/4, entendemos que serão feitos 4 acertos. Um serviço 2/0 cores, 2 acertos.
  • ENTRADAS: Quantas entradas em máquina o serviço vai ter. Se for 4/4 serão 8 entradas, 2/0, 2 entradas. Normalmente a quantidade de entradas é igual a quantidade de chapas.
  • ACER/ENT: Campo calculado. Quantidade de entradas/acertos: Em nosso cálculo cada Acerto tem valor 1 e cada Entrada tem valor de 20% de uma Entrada. Portanto 1/0 vale 1,20. 4/4 vale 5,6. Não se preocupe, esse cálculo a planilha faz.
  • (FORMATO): Campo calculado. Está relacionado com o formato do cliente e com a quantidade de montagens.
  • DICA: Para a quantidade de Acertos e Entradas usamos o raciocínio de máquinas a uma cor. Entendemos que o mesmo raciocínio pode ser usado para máquinas de mais cores. Dessa forma compensa se o maior investimento nesse equipamento.
  • VIAS: Campo calculado. Está relacionado com o lançamento das vias em MATÉRIA-PRIMA.
Orçamentos aprovados Orçamentos aprovados

Ao selecionar a quantidade aprovada nos orçamentos fechado, você vai saber quais orçamentos perdeu e quais ganhou de cada cliente. Com a seleção da quantidade aprovada, você terá um completo relatório dos custos orçados e vendidos separados por rubricas prontos para serem comparados com o seu caixa. Sintonia super fina entre o que está vendendo e o que está gastando.

Imprimir Orçamento Imprimir orçamento

Ao selecionar o orçamento a ser impresso.

Fila de impressão

Esse orçamento aparecerá na fila de impressão.

Orçamento impresso

Orçamento aberto em seu processador de texto pronto para ser personalizado e enviado a seu cliente por email ou impresso.

Gerenciamento dos Orçamentos Gerenciamento dos orçamentos

Ao selecionar o cliente na planilha de cálculo, ficará disponível todos os orçamentos feitos para esse cliente. Ferramenta importante de administração dos orçamentos, serviços ganhos e perdidos para cada cliente.

Gerenciamento dos orçamentos

Na mesma tela de cálculo temos as opções de NOVO orçamento, SALVAR ou DUPLICAR orçamento para o cliente de sua escolha.

DICA: Existem diversos tipos de impressos que são utilizados por muitos clientes. Você não precisa ficar refazendo sempre que solicitado, duplique-o e faça as alterações necessárias.